合同管理辦法

 

第一章　總　則

第一條　為進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校合同管理工作，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益，加強(qiáng)廉政建設(shè)，依據(jù)《依據(jù)中華人民共合國(guó)合同法》，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，特制定本辦法。

第二條　本辦法所稱合同，是指以學(xué)校的名義，在開展教學(xué)、科研及其他活動(dòng)時(shí)，與其他自然人、法人和其他組織等平等主體之間為明確雙方民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系所簽訂的書面協(xié)議。

學(xué)校與教職工簽訂的聘用合同和勞動(dòng)合同，不適應(yīng)本辦法。

第三條　學(xué)校合同管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則。

第四條　合同簽訂和履行必須遵守國(guó)家各項(xiàng)法律、法規(guī)、規(guī)章和政策規(guī)定，堅(jiān)持平等互利、協(xié)商一致、誠(chéng)實(shí)守信的原則，維護(hù)學(xué)校的正當(dāng)權(quán)益，任何部門和個(gè)人不得利用合同損害學(xué)校利益。   

 

第二章　合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

第五條　學(xué)校合同事務(wù)由綜合管理部門、歸口管理部門和合同承辦單位依各自權(quán)責(zé)進(jìn)行管理。

第六條　學(xué)校辦公室是學(xué)校合同事務(wù)的綜合管理部門。主要職責(zé)是：

（一）制訂學(xué)校合同管理的基本規(guī)章制度;

（二）為校內(nèi)各二級(jí)學(xué)院、各部門辦理合同事務(wù)提供法律咨詢服務(wù)和合法性審查；

（三）負(fù)責(zé)合同文本及相關(guān)資料的備案和檔案保管。

第七條　學(xué)校授權(quán)相關(guān)部門按職責(zé)范圍對(duì)合同進(jìn)行歸口管理，歸口管理部門負(fù)責(zé)組織合同項(xiàng)目承辦部門、相關(guān)職能部門洽談合同，協(xié)調(diào)、督促有關(guān)合同的簽訂、履行、違約處理等工作。具體分類如下：

（一）凡需辦理政府采購(gòu)手續(xù)或?qū)W校支持款項(xiàng)的基建工程、教學(xué)儀器設(shè)備、信息化建設(shè)、教材、圖書期刊、后勤物資等采購(gòu)類合同，歸口采購(gòu)辦（計(jì)財(cái)處）管理。

（二）學(xué)校與企業(yè)行業(yè)在人才培養(yǎng)、頂崗實(shí)習(xí)、工學(xué)交替、校企合作辦學(xué)、科技創(chuàng)新與技術(shù)服務(wù)、資源共享與共同發(fā)展等方面合同，歸口校企合作中心管理。

（三）人事勞資等方面的合同，歸口組織人事處管理。

第八條　合同承辦單位負(fù)責(zé)合同文本的起草、送審、履行、備案及送交存檔等工作，對(duì)所簽合同的可行性、真實(shí)性、合法性、合理性負(fù)責(zé)。主要職責(zé)為：

（一）負(fù)責(zé)所承辦合同的可行性分析論證；

（二）負(fù)責(zé)審查合同標(biāo)的的真實(shí)性；

（三）負(fù)責(zé)審查合同對(duì)方的主體資格、資質(zhì)、信用狀況、履約能力等，包括但不限于：

1.合同對(duì)方是否具有簽約資格；

2.合同對(duì)方是否具有履行合同所必須的資質(zhì)，應(yīng)要求對(duì)方提供相關(guān)證明資料；

3.審查合同對(duì)方簽約代表的身份證明和簽約資格證明，如法定代表人的身份證明或法定代表人出具的授權(quán)委托書（應(yīng)明確載明委托代理事項(xiàng)、權(quán)限及期限）等；

4.根據(jù)需要，可以要求合同對(duì)方提供主要的財(cái)務(wù)報(bào)表以及從事相關(guān)業(yè)務(wù)的業(yè)績(jī)證明材料；

5.必要時(shí)，可以要求合同對(duì)方提供履約擔(dān)保。

合同承辦單位應(yīng)審查、核實(shí)上述資料的真實(shí)性、有效性，并將上述資料連同合同文件一并保存。合同對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信狀況或履約能力有瑕疵的，不應(yīng)與其簽訂合同。

歸口管理部門另有規(guī)定的，按歸口管理部門的規(guī)定辦理。

（四）負(fù)責(zé)合同的洽談和起草，負(fù)責(zé)對(duì)合同條款進(jìn)行合法性、合規(guī)性和合理性審查。確認(rèn)合同內(nèi)容符合法律法規(guī)、本辦法及學(xué)校其他有關(guān)規(guī)章制度的規(guī)定，并與招投標(biāo)或協(xié)商談判內(nèi)容一致，條款表述核對(duì)無(wú)誤。確認(rèn)合同款項(xiàng)有相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)來(lái)源和經(jīng)費(fèi)支出預(yù)算；

（五）負(fù)責(zé)將合同提交歸口管理部門審查；

（六）負(fù)責(zé)辦理法律、法規(guī)規(guī)定的審查、登記或備案手續(xù)；

（七）負(fù)責(zé)具體履行合同，跟蹤掌握合同履行情況，協(xié)調(diào)處理合同糾紛；

（八）負(fù)責(zé)收集、保管合同簽訂及履行過程中形成的有關(guān)資料，在合同履行完成后及時(shí)送交學(xué)校綜合檔案室存檔；

（九）其他有關(guān)合同事務(wù)。

 

第三章  合同的訂立

第九條　合同擬訂前，合同項(xiàng)目承辦部門應(yīng)按本辦法規(guī)定進(jìn)行審查后，以“郴州職業(yè)技術(shù)學(xué)院”名義簽訂。

第十條　合同擬定應(yīng)盡量參照各類合同的示范文本。合同條款應(yīng)當(dāng)完備、嚴(yán)密，除根據(jù)法律規(guī)定或按合同性質(zhì)必須具備的條款外，還可以根據(jù)具體情況約定其它條款。合同一般應(yīng)包括以下條款： 

（一）當(dāng)事人的名稱、住所，法定代表人的姓名、職務(wù)，委托代理人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式；

（二）標(biāo)的（包括種類、數(shù)量、質(zhì)量等要求）；

（三）價(jià)款及其支付（包括計(jì)算方法、支付進(jìn)度、結(jié)算方式等）；

（四）履行期限、進(jìn)度要求、地點(diǎn)和方式；

（五）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及方法；

（六）違約責(zé)任（包括違約金或賠償金的計(jì)算方法等）；

（七）解決爭(zhēng)議的方法；

（八）其他根據(jù)合同實(shí)際情況應(yīng)當(dāng)具備的條款（包括但不限于名詞和術(shù)語(yǔ)的解釋、風(fēng)險(xiǎn)的承擔(dān)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、收益的分成、保修、保密、合同的生效和解除條件等）。

（九）合同簽訂的時(shí)間地點(diǎn)。

第十一條　根據(jù)黨委領(lǐng)導(dǎo)下的校長(zhǎng)負(fù)責(zé)制和“三重一大”事項(xiàng)集體決策制度，按照合同性質(zhì)、內(nèi)容，需將合同草案提請(qǐng)校長(zhǎng)辦公會(huì)或黨委會(huì)審議。集體審議后，如需修訂、完善，業(yè)務(wù)分管校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織合同歸口管理部門、合同項(xiàng)目承辦部門、相關(guān)職能部門根據(jù)會(huì)議決定與合作方洽談修改，形成正式合同樣本。

第十二條　合同項(xiàng)目承辦部門按照規(guī)定填寫《郴州職業(yè)技術(shù)學(xué)院合同會(huì)簽表》（見附件）并附書面合同樣本按程序?qū)徍藭?huì)簽。審核會(huì)簽的要求如下：

（一）《郴州職業(yè)技術(shù)學(xué)院合同會(huì)簽表》必須據(jù)實(shí)填好，履行相應(yīng)的審查會(huì)簽程序。 

（二）參與會(huì)簽審核的部門在審核會(huì)簽時(shí)，對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)必須嚴(yán)格審查，共同依法維護(hù)學(xué)校利益。

（三）經(jīng)濟(jì)合同必須送交計(jì)劃財(cái)務(wù)處審核會(huì)簽。

（四）根據(jù)合同性質(zhì)、內(nèi)容，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示應(yīng)提請(qǐng)法律顧問審核的合同，應(yīng)請(qǐng)法律顧問對(duì)合同的內(nèi)容、條款進(jìn)行咨詢把關(guān)，并出具書面意見。

第十三條　校長(zhǎng)是法定代表人，學(xué)校所有合同必須由學(xué)校法定代表人簽署或授權(quán)簽署。學(xué)校任何二級(jí)學(xué)院、部門或個(gè)人不得擅自以學(xué)�；蛩鶎俣�級(jí)學(xué)院、部門的名義對(duì)外簽定合同，違者追究相關(guān)人員責(zé)任。

第十四條　合同審批、簽訂流程如下：

  （一）分管校領(lǐng)導(dǎo)審簽。合同項(xiàng)目承辦部門持合同樣本及有效附件和合同會(huì)簽表，報(bào)業(yè)務(wù)分管校領(lǐng)導(dǎo)審簽提出書面意見。業(yè)務(wù)分管校領(lǐng)導(dǎo)審簽后，需在合同會(huì)簽表和合同樣本每頁(yè)上面簽字認(rèn)可。

（二）校長(zhǎng)審批、簽訂合同。合同項(xiàng)目承辦部門持業(yè)務(wù)分管校領(lǐng)導(dǎo)審簽的合同樣本、正式合同及有效附件和合同會(huì)簽表報(bào)校長(zhǎng)審批。校長(zhǎng)審批同意后，在合同會(huì)簽表和正式合同上簽字，授權(quán)分管校領(lǐng)導(dǎo)簽訂的在會(huì)簽表上注明。

（三）網(wǎng)上電子賣場(chǎng)合同審簽5000元以下由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽署；5000－50000元由采購(gòu)部門的業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)簽署；5萬(wàn)元（含5萬(wàn)元）以上由校長(zhǎng)簽署或校長(zhǎng)授權(quán)簽署。

第十五條　學(xué)校對(duì)外簽訂的所有合同，一般情況下，應(yīng)由雙方當(dāng)面簽字蓋章；特殊情況不能當(dāng)面簽字的，原則上應(yīng)由合作方簽字蓋章后我方才予以蓋章。

第十六條　合同編號(hào)、蓋章流程如下：

（一）合同項(xiàng)目承辦部門單位持校長(zhǎng)或授權(quán)分管校領(lǐng)導(dǎo)簽字的正式合同樣本到歸口管理部門申請(qǐng)合同編號(hào)，歸口管理部門對(duì)合同進(jìn)行分類分別編號(hào)與登記。

（二）學(xué)校辦公室對(duì)校長(zhǎng)或授權(quán)分管校領(lǐng)導(dǎo)已簽字和已編號(hào)的正式合同加蓋郴州職業(yè)技術(shù)學(xué)院公章（含騎縫章）。沒有校長(zhǎng)簽字或授權(quán)的合同不得蓋章，沒有合同編號(hào)的合同不得蓋章。

 

第四章  合同的履行、變更、解除和終止

第十七條　學(xué)校建立合同履行監(jiān)督審查制度。承辦單位應(yīng)當(dāng)對(duì)合同履行實(shí)施有效監(jiān)控，督促對(duì)方積極履行合同，確保合同全面有效履行。

第十八條　在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)有顯失公平、條款有誤或?qū)Ψ接衅墼p行為等情形，或因政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等因素，已經(jīng)或可能導(dǎo)致學(xué)校利益受損，承辦單位應(yīng)當(dāng)立即采取相應(yīng)措施，及時(shí)報(bào)告，并辦理合同補(bǔ)充、變更或解除手續(xù)，將損失降到最低。

第十九條　合同管理部門或合同項(xiàng)目承辦部門發(fā)現(xiàn)合同約定的情況發(fā)生變化，繼續(xù)履行合同將給學(xué)校造成損害時(shí)，應(yīng)及時(shí)向職能部門和校領(lǐng)導(dǎo)提出變更或解除合同建議。經(jīng)與合作方協(xié)商一致后，可以變更或解除合同。

第二十條　在合同履行過程中，確需變更或解除合同的，由承辦部門提出變更或解除報(bào)告，經(jīng)合作雙方協(xié)商后，按本辦法規(guī)定的合同訂立的流程，經(jīng)相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人審核會(huì)簽和業(yè)務(wù)分管校領(lǐng)導(dǎo)審簽、校長(zhǎng)審批后，方可簽訂補(bǔ)充合同或解除合同。

第二十一條　變更或簽訂補(bǔ)充的合同文本作為原合同的組成部分或更新部分，與原合同具有同等法律效力，納入本辦法的管理范圍。合同變更后，原合同編號(hào)不予改變（可適當(dāng)加注補(bǔ)充）。

第二十二條　合同項(xiàng)目完成后，由合同項(xiàng)目承辦部門牽頭組織有關(guān)職能部門（紀(jì)檢監(jiān)察、歸口管理部門、財(cái)務(wù)部門等）對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行驗(yàn)收，如驗(yàn)收合格，需在合同項(xiàng)目驗(yàn)收單（由資產(chǎn)管理部門另行制定）上簽字；合同項(xiàng)目承辦部門應(yīng)及時(shí)與計(jì)劃財(cái)務(wù)處清理核對(duì)合同履行有關(guān)的債權(quán)、債務(wù)；質(zhì)保期滿后，合同自行終止，如合作雙方認(rèn)為需續(xù)約的，按本辦法規(guī)定的合同訂立審批流程重新審批，任何部門單位和個(gè)人不得擅自決定續(xù)約，否則無(wú)效。

 

第五章　合同備案及歸檔

第二十三條　合同作為重要的法律文書，各有關(guān)部門應(yīng)妥善保存合同文本（含有效附件）及相關(guān)資料。不得丟失和自行銷毀。合同存檔案要求如下：

（一）正式合同一式幾份應(yīng)在合同中約定，分送學(xué)校檔案室、歸口管理部門、合同項(xiàng)目承辦部門、合作方以及計(jì)劃財(cái)務(wù)處（其中檔案室和計(jì)財(cái)處的合同必須為正式合同原件）等相關(guān)職能部門。

（二）學(xué)校辦公室在合同用印的同時(shí)保存一份正式合同、業(yè)務(wù)分管校領(lǐng)導(dǎo)審批簽字認(rèn)可的合同樣本及合同會(huì)簽表等有關(guān)附件原件（如工作需要，可將有效附件復(fù)印給相關(guān)職能部門保存并執(zhí)行）并及時(shí)移交檔案室分類存檔。其它合同由合同項(xiàng)目承辦部門分送相關(guān)職能部門存檔。

（三）合同歸口管理部門應(yīng)建立合同管理臺(tái)賬，將合同文本、相關(guān)附件、會(huì)議記錄等按規(guī)定整理存檔，項(xiàng)目承辦部門、相關(guān)職能部門也應(yīng)按要求建立所簽訂合同的管理臺(tái)賬，并指定專人管理。

第二十四條　合同事項(xiàng)辦理完畢之前，承辦單位應(yīng)負(fù)責(zé)連續(xù)收集和保管有關(guān)材料，并注意做好文字記錄或形成書面材料。對(duì)于合同洽談、簽訂、履行、變更、解除及糾紛處理過程中形成的所有資料，包括但不限于合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、可行性研究報(bào)告、對(duì)方當(dāng)事人資質(zhì)材料、校內(nèi)審查文件、會(huì)議紀(jì)要、交貨憑證、驗(yàn)收文件、往來(lái)函件、數(shù)據(jù)電文等與合同有關(guān)的材料，均應(yīng)妥善加以收集和保管，并作為合同檔案的組成部分，與合同一并備案、存檔，不得遺棄、丟失和損毀。

第二十五條　合同承辦單位及歸口管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同登記管理，制作合同管理情況匯總表，并于每年年底報(bào)送學(xué)校辦公室。

第二十六條　合同檔案應(yīng)當(dāng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。

 

第六章  合同監(jiān)管責(zé)任追究

第二十七條　未經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的工作秘密或商業(yè)秘密。

第二十八條　嚴(yán)格責(zé)任追究，有下列情形之一的，追究相關(guān)人員的責(zé)任，對(duì)違反黨紀(jì)、政紀(jì)的由有關(guān)部門給予紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。 

（一）對(duì)不執(zhí)行本辦法規(guī)定隨意簽訂合同的；或擅自以本部門、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)行政公章對(duì)外簽訂合同的；或擅自變更、解除、續(xù)簽合同，給學(xué)校造成損失和不良后果的；

（二）在簽訂、履行合同和在合同管理、監(jiān)督過程中失職、瀆職、以權(quán)謀私、泄露商業(yè)機(jī)密、非法串通損害國(guó)家和學(xué)校利益的；

（三）工作不認(rèn)真盡職造成不履行合同給學(xué)校聲譽(yù)、合法權(quán)益造成損害的；

（四）合同執(zhí)行不到位卻辦理了驗(yàn)收合格的；

（五）對(duì)因合同相關(guān)資料保存不當(dāng)造成丟失損毀的；

（六）有違反國(guó)家法律法規(guī)、學(xué)校相關(guān)規(guī)章制度行為的；

（七）其他嚴(yán)重違反本管理辦法造成負(fù)面影響的；

第二十九條　學(xué)校監(jiān)察室對(duì)合同管理進(jìn)行監(jiān)督。對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行查處。 

 

第七章　附　則

第三十條　本辦法自印發(fā)之日起施行。學(xué)校原有規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。

第三十一條　本辦法由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)解釋。