第一章 總 則

第一條  為進一步推進學校公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化，提高辦文質(zhì)量、效率和水平，根據(jù)中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）和湖南省委、省政府辦公廳《黨政機關公文處理工作細則》（湘辦發(fā)〔2012〕40號）以及郴州市委、市政府辦《關于進一步規(guī)范公文辦理工作的意見》（郴辦發(fā)〔2016〕24號），結合我校實際，特制定本辦法。

第二條 本細則適用于郴州職業(yè)技術學院及所屬各院系、部門公文處理工作。

第三條 公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理、立卷、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條 公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則，實行統(tǒng)一領導、分級管理。

第五條 提倡無紙化辦公，全校各單位應當積極通過辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）進行公文處理，促進公文處理工作信息化水平不斷提高。除涉密文件外，學校的公文處理工作一般通過OA系統(tǒng)進行。

第六條  學校辦公室是學校公文的管理機構，承辦以學校名義制發(fā)的各類公文，并負責指導全校各院系、部門的公文處理工作。

第七條 全校各院系、部門應當高度重視和認真做好公文處理工作，應明確專人負責公文處理工作。二級院系、教學部的辦公室管理本部門的公文。公文處理人員應當恪盡職守、作風嚴謹、勤奮學習，具備相關專業(yè)知識。

第二章 公文種類

第八條 學校常用的黨政公文種類：

（一）決定。適用于對重要事項做出安排，獎懲有關部門及人員，變更或者撤銷各院系、部門不適當?shù)臎Q定事項。

（二）決議。適用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。

（三）通告。適用于校內(nèi)各有關方面應當遵守或者周知的事項。

（四）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（五）通知。適用于發(fā)布、傳達要求各院系、部門辦理、周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。

（六）通報。適用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神、交流重要情況。

（七）請示。適用于學校向上級機關或者校內(nèi)各部門向?qū)W校請求指示、批準。

（八）批復。適用于答復各院系、部門的請示事項。

（九）報告。適用于學校向上級機關或校內(nèi)各部門向?qū)W校匯報工作、反映情況、答復詢問。

（十）函。適用于平行機關和不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題等。

（十一）紀要。適用于記載和傳達會議主要精神和議定事項。

第三章 公文格式

第九條 學校黨政公文一般由發(fā)文單位（部門）標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)部門名稱和印發(fā)日期等部分組成。

（一）發(fā)文單位（部門）標識。應當用發(fā)文單位（部門）全稱或者規(guī)范化簡稱，用套紅大字居中印制在公文首頁相應位置。

學校發(fā)文單位（部門）標志規(guī)范為九種：

1.“中共郴州職業(yè)技術學院委員會” （校黨委對外上行文或平行文使用）；

2.“郴州職業(yè)技術學院”（校行政對外上行文或平行文使用）；

3．“中共郴州職業(yè)技術學院委員會文件” （校黨委下行文使用）；

4.“郴州職業(yè)技術學院文件”（校行政下行文使用）；

5.“中共郴州職業(yè)技術學院紀律檢查委員會文件”（校紀委使用）；

6.“中共郴州職業(yè)技術學院委員會（×××）文件”（黨委各部門使用）；

7. “郴州職業(yè)技術學院（×××）文件”（各二級院系、行政部門使用）；

8. “共青團郴州職業(yè)技術學院委員會文件”（校團委使用）；

9． “郴州職業(yè)技術學院工會委員會文件”（校工會使用）。

（二）發(fā)文字號。由單位（部門）代字、發(fā)文年份和發(fā)文順序號組成。發(fā)文年份和序號用阿拉伯數(shù)字，年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入，序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字（專用通報除外）。

（三）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名，與發(fā)文字號平行編排，居發(fā)文單位（部門）標志下方，紅色分隔線上方。發(fā)文字號居左空一字，簽發(fā)人居右空一字。

（三）公文標題。由發(fā)文單位（部門）、事由和文種組成。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（四）主送機關。指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。由校黨委行文的普發(fā)文件，主送機關為“各黨總支、支部，各院系、處室”；學校行政下發(fā)的普發(fā)文件，主送機關統(tǒng)一確定為“各院系、處室”。

（五）正文。公文的主體部分，用來表述公文的內(nèi)容。

（六）附件。是正文的補充材料或參考材料。公文若有附件，應在正文之后、落款之前寫明附件的序號和名稱。印發(fā)、轉發(fā)文件類的通知，印發(fā)、轉發(fā)的內(nèi)容作為文件主體另起一而，不作為附件。

（七）成文日期。一般以公文簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準。用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全。

（八）印章。正式行文一般加蓋發(fā)文單位印章。印章要蓋在成文日期中間偏上位置，上不壓正文。

（九）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。“附注”的位置在成文日期和印章之下，空一行后另起一行空兩格標注。請示件應附注聯(lián)系人、聯(lián)系電話。

（十）抄送機關。指除主送機關以外，需要執(zhí)行或告知公文內(nèi)容的其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（十一）印發(fā)機關名稱和印發(fā)日期。位于公文末頁下端同一行的兩端，份數(shù)加括號標注于印發(fā)日期下方，此兩行之間用橫線相隔。

第十條 公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執(zhí)行。

第十一條 公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行。需要使用序數(shù)符號標明層次時，一般排列順序是：第一層用“一”，第二層用“（一）”，第三層用“1.”，第四層用“(1)”。行政規(guī)章視需要按章、節(jié)、條、款、項、目標明層次。 

第十二條 公文用紙一般采用國際標準A4（210mm×297mm），文字自左至右橫寫，在左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。

第四章 行文規(guī)則

第十三條 校黨委以“中共郴州職業(yè)技術學院委員會”、校行政以“郴州職業(yè)技術學院”名義對上、對下或?qū)ν庑形模�必要時學校黨政可以聯(lián)合行文。屬于黨委、行政各自職權范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。

第十四條 除以函的形式商洽工作外，學校內(nèi)設機構除學校辦公室外不得以學校名義對外正式行文。

第十五條   中共郴州職業(yè)技術學院紀律檢查委員會、中共郴州職業(yè)技術學院委員會組織部、中共郴州職業(yè)技術學院委員會宣傳部按照工作職責可以向校內(nèi)各黨組織、各院系、各部門行文，工會郴州職業(yè)技術學院委員會按照工作職責可以向校內(nèi)各分工會行文，共青團郴州職業(yè)技術學院委員會根據(jù)團組織內(nèi)的有關規(guī)定行文。各院系根據(jù)職權范圍可向本院系內(nèi)行文。各職能部門在各自職權范圍內(nèi)，可以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項，以部門名義就日常工作安排等向各院系、部門發(fā)布通知。

第十六條 行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的單位。

第十七條   向上級單位行文，一般用請示、報告等文種，應當遵循以下規(guī)則：

（一）原則上主送一個上級單位，根據(jù)需要同時抄送相關上級單位和同級單位，不抄送下級單位。

（二）以學校黨委、行政名義向上級單位報送的文件，按職責分工由各職能部門代擬稿，由學校辦公室審核，統(tǒng)一編號行文，按程序辦理簽發(fā)手續(xù)。

（三）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

第十八條 向全校各院系、部門行文為下行文，一般用通知、通報、意見、決定、批復等文種，應當遵循以下規(guī)則：

（一）主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關單位。

（二）學校黨委、行政可向全校各院系、部門行文。

（三）以學校黨委、行政名義向各院系、部門行文的，按職責分工由各職能部門代擬稿，由學校辦公室審核，統(tǒng)一編號行文，按程序辦理簽發(fā)手續(xù)。

（四）出臺印發(fā)學校有關規(guī)章制度，按學校制度立改廢有關規(guī)定的權限和職責分工由各職能部門代擬稿，學校辦公室審核，統(tǒng)一編號行文，按程序辦理簽發(fā)手續(xù)。

第十九條 行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

從嚴控制公文制發(fā)數(shù)量。凡屬以下情況的，不再制發(fā)公文：國家法律法規(guī)和黨內(nèi)法規(guī)已作出明確規(guī)定的；現(xiàn)行公文規(guī)定仍然適用的；就某項工作已作出安排部署、有關單位已經(jīng)明確任務的；已發(fā)布領導講話、印發(fā)會議紀要的；可用電話、傳真、郵件等其他手段辦理的；沒有實質(zhì)性內(nèi)容、可發(fā)可不發(fā)的。

從嚴控制公文制發(fā)規(guī)格。部門職責范圍內(nèi)的常規(guī)工作、事項，可以部門名義發(fā)布通知的，不以學校名義行文。通過網(wǎng)絡公開發(fā)布的公文，不再下發(fā)紙質(zhì)公文。按上級要求和規(guī)定從嚴控制以會議名義突擊制發(fā)公文。

第五章 發(fā)文辦理

第二十條 發(fā)文辦理是指以學校黨政名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、核稿、簽發(fā)、登記、繕印、校對、用印、分發(fā)等程序。發(fā)文辦理應當按規(guī)定的程序進行。

第二十一條 學校發(fā)文辦理的一般程序為：主辦部門擬稿→主辦部門負責人審核→辦公室文秘科初審→辦公室主任核簽→分管校領導會簽→校主要領導簽發(fā)→辦公室文秘科編號、打印→主辦部門校對→辦公室文秘科二次校對→辦公室主任終審→辦公室用印、分發(fā)或網(wǎng)上發(fā)布。

第二十二條　公文起草應當做到：

（一）符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)及學校有關規(guī)定。

（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，提出的政策措施和辦法切實可行。

（三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練。

（四）文種正確，格式規(guī)范。

（五）深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

（六）公文涉及其他部門職權范圍內(nèi)的事項，起草部門必須征求相關者部門意見，力求達成一致。

（七）院系、部門主要負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

第二十三條　公文文稿簽發(fā)前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：

（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。

（二）內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

（三）涉及有關部門職權范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。

（四）重要公文文稿是否按照有關規(guī)定經(jīng)有關會議審議。

（五）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。

（六）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關要求。

第二十四條　經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回起草部門并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的，由起草部門修改后重新報送。

第六章 收文辦理

第二十五條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、擬辦、承辦、傳閱、催辦、答復等程序。學校收文辦理應當按規(guī)定的程序進行。

第二十六條 學校收到的各級機關下發(fā)或交辦的公文、資料、公函等，統(tǒng)一由學校辦公室專人負責簽收，并辦理編號、登記手續(xù)，填附“公文處理單”，辦公室主任提出擬辦意見后，送學校有關領導批示或交有關部門辦理。

第二十七條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對于不屬于本部門職權范圍或者不宜本部門辦理的，應當及時退回辦公室并說明理由。在公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門要主動與有關部門協(xié)商辦理。

第二十八條 秘密文件由辦公室機要人員統(tǒng)一管理，嚴格按照規(guī)定的范圍傳達、閱讀，不得自行擴大范圍，也不得向無關人員泄露文件內(nèi)容。秘密文件應在閱文室閱讀，不得帶到辦公室或其他公共場所，嚴禁對秘密文件復印、拍照上傳等，違者從嚴追究當事人和管理人員責任。

第二十九條 送學校領導批示或交有關部門辦理的公文，辦公室派專人負責催辦、督辦，公文辦理的過程和結果要進行登記備案。

第三十條 公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。

第七章 公文歸檔與銷毀

第三十一條 公文辦理完畢后，應按照《中華人民共和國檔案法》及有關規(guī)定，及時將公文底稿、正本和有關材料整理立卷。電文隨同文件一起立卷。學校層面的公文資料的整理、分類、立卷、歸檔工作由辦公室專職人員負責。所有公文每年年終清理一次。

第三十二條 公文立卷應根據(jù)公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價值進行分類、整理、立卷，完整地反映本部門的主要工作情況，以便于查找和利用。

第三十三條 文件材料應當根據(jù)保管期限，定期向檔案室移交，重要合同、文件隨辦隨歸。任何部門和個人不得保存應當歸檔的公文、文稿等材料。公文存檔后，如需查找或借閱有關公文資料，應當?shù)叫�檔案室按有關規(guī)定辦理。

第三十四條 沒有歸檔價值的公文和其他材料，經(jīng)過鑒別和辦公室主要負責人批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文，應當根據(jù)保密規(guī)定送市委文電科銷毀。

第八章 附 則

第三十五條 學校公文含紙質(zhì)公文和電子公文。學校電子公文指通過郴州職業(yè)技術學院辦公自動化系統(tǒng)、依照合法程序進行流轉、簽批及發(fā)布的公文，電子公文的處理辦法參照本細則執(zhí)行。

第四十一條   本細則自發(fā)布之日起施行。此前學校發(fā)布的有關規(guī)定與本文件不相一致的，以本文件為準。

附：郴州職業(yè)技術學院發(fā)文機關代字

  

附件：

郴州職業(yè)技術學院發(fā)文機關代字

對外的上行文和平行文：“郴職院委〔20**〕*號”、“郴職院委函〔20**〕*號”、“郴職院〔20**〕*號”、“郴職院函〔20**〕*號”。

對內(nèi)的下行文和平行文：以學校黨委、行政落款的下行文，機關代字包括“郴職院委”或“郴職院”和主辦文件部門代字；

學校各院系、部門、基層黨組織以本部門名義印發(fā)的公文，發(fā)文字號如下表：

單 位	發(fā)文字號	落款單位及公章
紀委	郴職院紀〔20**〕*號	中共郴州職業(yè)技術學院紀律檢查委員會
工會	郴職院工會〔20**〕*號	郴州職業(yè)技術學院工會委員會
組織部	郴職院委組〔20**〕*號 校組織〔20**〕*號	中共郴州職業(yè)技術學院委員會 中共郴州職業(yè)技術學院委員會組織部
宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部	郴職院委宣〔20**〕*號 校宣傳〔20**〕*號	中共郴州職業(yè)技術學院委員會 中共郴州職業(yè)技術學院委員會宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部
教務處	郴職院教〔20**〕*號 校教務〔20**〕*號	郴州職業(yè)技術學院 郴州職業(yè)技術學院教務處
學生工作部（處）	郴職院委學工〔20**〕*號 郴職院學工〔20**〕*號 校委學工〔20**〕*號 校學工〔20**〕*號	中共郴州職業(yè)技術學院委員會 郴州職業(yè)技術學院 中共郴州職業(yè)技術學院委員會學生工作部 郴州職業(yè)技術學院學生工作處
團委	郴職院團委〔20**〕*號	共青團郴州職業(yè)技術學院委員會
各院系 （以財政經(jīng)濟學院為例）	郴職院財政委〔20**〕*號 郴職院財政〔20**〕*號	中共郴州職業(yè)技術學院財政經(jīng)濟學院總支委員會 郴州職業(yè)技術學院財政經(jīng)濟學院